Je doet wat kleine klussen als overige werkzaamheden, maar hebt je nog niet ingeschreven bij de KvK. Je bent dan niet verplicht om een zakelijke rekening te openen. Sterker nog, banken accepteren geen aanvragen zonder KvK nummer. Je bent daarom genoodzaakt om een KvK nummer te hebben om een zakelijke rekening aan te vragen.

Zonder KvK nummer sta je niet officieel geregistreerd als bedrijf. Je kunt dan geen zakelijke rekening openen.

Bovendien is het niet nodig om een zakelijke rekening te openen wanneer je slechts kleine of incidentele werkzaamheden uitvoert. Zonder KvK nummer en weinig inkomende of uitgaande zakelijke transacties is het geen probleem om betalingen te ontvangen en versturen via je persoonlijke rekening.

Je bespaart daarnaast bankkosten. Voor de meeste zakelijke rekeningen betaal je immers €5 tot €15 per maand, met uitzondering van de zakelijke rekening van N26, daar bankier je gratis.

Toch inschrijven?

Als je bedrijf aan het groeien is, kan het verstandig zijn om je in te schrijven bij de KvK zodat je ook een zakelijke rekening kunt openen. Er zijn geen harde voorwaarden of regels wanneer jij je moet inschrijven bij de KvK. Uit de praktijk blijkt dat inschrijving meestal noodzakelijk is als je de intentie hebt om meer dan 15 uur per week bezig te zijn met je onderneming en je intentie is om meer dan € 10.000 per jaar omzet te draaien. Hier lees je meer over de voorwaarden voor het inschrijven bij de KvK.

Voordelen zakelijke rekening

Wanneer je wel ingeschreven bent bij de KvK is het verstandig (en verplicht) om een zakelijke rekening af te sluiten.

• Je houdt je financiën overzichtelijk door jouw privé en zakelijke geldstromen gescheiden te houden. Hierdoor wordt de administratie in ieder geval een stuk simpeler.
• je komt professioneler over met een zakelijke rekening hebt. Op facturen en offertes kun je jouw bedrijfsnaam vermelden.
• Veel banken bieden meer dan enkel een rekening. Ze steunen het ondernemersklimaat en bieden veel extra’s. Denk bijvoorbeeld aan kortingen op boekhoudpakketten, pinapparaten of het aanbieden van een zakelijke creditcard.

Volgens de wet zijn er geen regels voor het gebruiken van jouw particuliere rekening voor zaken. Echter ben je akkoord gegaan met de voorwaarden van jouw particuliere rekening, waarin staat vermeld dat de rekening niet voor zakelijke transacties mag worden gebruikt. Banken verplichten je daardoor om een aparte zakelijke rekening te openen.

Als je start als ondernemer heb je een zakelijke rekening nodig. Maar een negatieve BKR-registratie kan hier invloed op hebben. Bij de aanvraag van een zakelijke rekening controleren alle banken jouw gegevens bij Bureau Krediet Registratie. Afhankelijk hoe je staat geregistreerd bij het BKR, kunnen sommige banken je weigeren als klant.

Een BKR-registratie hebben de meeste volwassen, bijvoorbeeld door een hypotheek of persoonlijke lening. Een BKR registratie is namelijk niets meer dan een registratie van alle schulden en leningen die je hebt. Alle leningen en schulden van hypotheken tot een telefoonabonnement staan hier geregistreerd.

Een BKR registratie hoeft dus geen problemen op te leveren bij het openen van een rekening.

Hoe beïnvloedt een BKR-registratie het openen van een zakelijke rekening?

Wanneer je een zakelijke rekening wilt openen dan wordt je aanvraag altijd eerst beoordeeld. Dit gebeurt automatisch of wordt deels handmatig gedaan, verschillend per bank. Controle van jouw BKR registratie is onderdeel van het beoordelingsproces.

Iedere Nederlander is gerechtigd om een persoonlijke rekening te openen, maar met zakelijke rekeningen hebben banken meer vrijheden. Het is niet wettelijk verplicht om een BKR controle uit te voeren bij een aanvraag van een zakelijke rekening. Echter hebben alle Nederlandse banken in hun algemene voorwaarden opgenomen dat zij jou kunnen weigeren bij een negatieve BKR registratie.

Banken controleren doorgaans hoeveel betalingsachterstanden hebt en hoe groot de achterstand is.

Een negatieve BKR-registratie

Een negatieve BKR-registratie kun je krijgen wanneer je een betalingsachterstand hebt bij een of meerdere leningen of verplichtingen zoals een telefoonabonnement. Als je een termijn achterloopt zal er niets gebeuren maar na meerdere aanmaningen ontvang je een aankondiging dat de achterstand gemeld gaat worden bij het BKR, resulterende in een negatieve registratie.

Wanneer je een negatieve BKR-registratie hebt dan zullen de meeste banken jouw aanvraag voor het openen van een zakelijke bankrekening afwijzen.

Je wordt niet in alle gevallen direct afgewezen, Veel banken laten de acceptatie afhangen van de hoogte van jouw betalingsachterstanden. Je doet je er daarom verstandig aan om bij verschillende banken een aanvraag te doen wanneer je een BKR registratie hebt. Wetende dat sommige banken strengere voorwaarden hanteren dan andere banken. De kans is groter dat je dan ergens wordt geaccepteerd.

Afhankelijk naar welk land je geld wil overmaken, kunnen er kosten in rekening gebracht worden door de bank. EU betalingen naar andere IBAN rekeningen zijn altijd gratis, terwijl er voor wereldbetalingen kosten in rekening gebracht worden. De kosten van geld overmaken naar het buitenland verschillen per bank.

Met klanten of leveranciers in het buitenland krijg je als ondernemer ook te maken met geld ontvangen of overmaken naar het buitenland. Maar hoe werkt dit eigenlijk? En kost het extra geld?

Van IBAN naar IBAN

Als je bij een Nederlandse bank bankiert, dan heb je een IBAN rekening. Met een IBAN rekening kun je kosteloos geld overmaken naar andere IBAN rekeningen. Zowel overboekingen naar Nederlandse rekeningen als buitenlandse IBAN rekeningen zijn gratis.

Wereldbetaling

Doe je een betaling aan een bedrijf of persoon buiten de EU? Dan doe je een wereldbetaling. Daarvoor brengt de bank kosten in rekening.

Een wereldbetaling heeft drie manieren van kostenverdeling: SHA, BEN en OUR.

SHA
Als eerste is er SHA, wat staat voor ‘shared’ of gedeelde kosten. De kosten die zijn berekend voor de opdrachtgever (de verzender) worden betaald door de opdrachtgever en de kosten voor de begunstigde (de ontvanger) worden betaald door de begunstigde.

OUR
OUR staat voor kosten voor de opdrachtgever en dit geval betaalt de opdrachtgever alle kosten, zowel die voor hemzelf en voor de begunstigde.

BEN
BEN staat dan weer voor ‘beneficiary’. De begunstigde betaalt alle kosten ind at geval, zowel die voor hemzelf en voor de opdrachtgever.

Kosten wereldbetaling

De kosten voor een wereldbetaling verschillen per bank. Hieronder is een overzicht te vinden met de banken en hun kosten voor een wereldbetaling

Knab: € 15 + 0,1% van het transactiebedrag

ING: 0,1% met een minimum van € 6 en een maximum van € 50

Rabobank: € 10

ASN: 0,1% waarbij de kosten minimaal € 7 en maximaal € 70 bedragen voor bijschrijvingen. Bij afschrijvingen geldt een minimum van € 5 en maximum van € 50.

SNS:0,1% waarbij de kosten minimaal € 7 en maximaal € 70 bedragen voor bijschrijvingen. Bij afschrijvingen geldt een minimum van € 5 en maximum van € 50.

N26: Gratis

ABN-AMRO: € 9

Bunq: Gratis

Triodos: Bijschrijvingen kosten € 0,1% met een minimum van € 10 en een maximum van € 100. Voor afschrijvingen betaal je € 17,50 plus 0,1% met een minimum van € 7,50 en een maximum van€  75.

Van Lanschot: € 15 plus 0,1% minus € 2,50 met een minimum van € 7 en een maximum van € 70

Transferwise

Voor eenmalige overboekingen naar het buitenland is TransferWise een goed alternatief. Ook te gebruiken wanneer de kosten voor jouw bank uitzonderlijk hoog liggen of het is simpelweg niet mogelijk is om wereldbetalingen te doen.

Transferwise werkt met actuele koersen zonder koersopslag en lage kosten. Hierdoor is dit een goed alternatief voor wereldbetalingen maken met de bank. TransferWise garandeert de koers voor 48 uur zodat je niet onverwachts hogere kosten maakt of te maken krijgt met koerswijzigingen. Ga naar TransferWise.com of lees hier meer over TransferWise.

Een g-rekening is een speciale rekening voor als je personeel uitzendt of uitleent. Het is een geblokkeerde rekening waarmee je alle loonheffingen en BTW kunt betalen en kan niet voor andere doeleinden gebruikt worden.

Bedrijven die van jouw personeel of uitzenddiensten gebruik maken kunnen de belastingen en premies op de g-rekening storten. Premies worden van deze rekening afgedragen aan de belastingdienst. Zo kun je als uitzendbureau niet aansprakelijk worden gesteld voor het niet betalen van belastingen.

Hoe kun je een g rekening aanvragen

Een g-rekening aanvragen gebeurt altijd via de belastingdienst, maar dit is niet mogelijk via alle banken. Hieronder vind je een lijstje van alle banken waarbij het wel mogelijk is om een g rekening aan te vragen.

• ING bank
• Rabobank
• ABN AMRO
• SNS bank

Je moet een zakelijke rekening hebben bij een van bovenstaande banken alvorens je via de belastingdienst een aanvraag doet voor een g rekening.

Een boekhoudkoppeling is een automatische verbinding tussen jouw boekhoudpakket en de bank waar jij jouw zakelijke bankrekening hebt. Met een dergelijke koppeling worden bank transacties ene saldi-informatie automatisch in jouw boekhoudpakket geladen. Afhankelijk van de koppeling gebeurt dat één keer per dag of realtime.

Veilig
De transactie- en saldi-informatie deelt de bank altijd via een beveiligd netwerk met het boekhoudpakket.

Niet elke bank kan een boekhoudkoppeling maken met elk boekhoudpakket. Let er daarom op dat de zakelijke rekening die je wil gaan afsluiten een koppeling heeft met je beoogde boekhoudpakket.

Hieronder vind je per bank een overzicht met welke pakketten er een automatische boekhoudkoppeling tot stand gebracht kan worden.

Triodos bank

Met de volgende boekhoudprogramma’s is een koppeling mogelijk:

• E-Boekhouden.nl
• Kleisteen
• Snelstart
• Visma

ING-bank

Met de volgende boekhoudprogramma’s is een koppeling mogelijk:

• Yuki
• Exact
• Unit4 Multivers
• Twinfield
• Visma
• AFAS
• Reeleezee
• Cash Software
• Asperion
• E-Boekhouden.nl
• SnelStart
• Moneybird
• Informer
• Muis
• Kleisteen

Rabobank

Met de volgende boekhoudprogramma’s is een koppeling mogelijk:

• AFAS Software
• Asperion
• Cash Software
• E-Boekhouden.nl
• E-Captain.nl
• Exact
• Moneybird
• MUIS Software
• Reeleezee
• SnelStart Software
• Twinfield
• Unit4
• Visma Software
• Yuki

ABN-AMRO

Met de volgende boekhoudprogramma’s is een koppeling mogelijk:

• AFAS Software
• Asperion
• Cash Software
• e-Boekhouden.nl
• Exact Online
• MUIS Software
• Reeleezee
• SnelStart
• Twinfield
• Twinq
• UNIT4 Multivers
• Visma Software
• Yuki

KNAB

Met de volgende boekhoudprogramma’s is een koppeling mogelijk:

• Asperion
• Cash
• E-Boekhouden.nl
• Informer
• Moneybird
• MoneyMonk
• MUIS
• Reeleezee
• SnelStart
• Twinfield

Koppeling maken

Om een automatische koppeling te maken die je een aanvraag te doen bij zowel je bank als bij het boekhoudpakket. Dat kan altijd online. De meeste banken vragen om verificatie door middel van de actie te bevestigen met een aardreader, TAN code of via de mobiele app.

Het kan tot enkele werkdagen duren voordat de koppeling begint met het delen van transactie informatie. Bij de meeste banken is een automatische koppeling gratis, sommige banken brengen een klein bedrag per maand in rekening.

Handmatige koppeling

Een boekhoudkoppeling is een connectie tussen de bank en de boekhouding die automatisch periodiek transacties communiceert.

Heb je geen behoefte aan een automatische koppeling, of heeft de bank geen koppeling met het boekhoudpakket waar jij mee wil werken? Dan is er altijd de mogelijkheid om transacties handmatig in te lezen in het boekhoudpakket.

Dat doe je door middel van een boekhoudexport te maken van jouw rekening overzicht. Iedere zakelijke rekening heeft deze mogelijkheid.

• kies via welk bestandsformaat je de transacties wilt exporteren (gestructureerd of ongestructureerd MT940-formaat)
• kies over welke periode je de transactiegegevens wil downloaden
• download het MT940 bestand en upload deze naar het boekhoudpakket

Alle transacties en saldi-informatie over de gekozen periode staan nu in het boekhoudpakket. De transacties kun nu gaan verwerken in je administratie.

Een zakelijke rekening in de min? Bij sommige banken is het mogelijk om rood te staan op je zakelijke rekening. Met rood staan kun je als het ware voor een korte periode geld lenen bij een bank. Omdat er geen afspraken zijn gemaakt over terugbetaling of de datum waarop je in de min komt, geldt een hoge rente wanneer je in de min staat.

Verwacht je voor een langere periode of voor een groot bedrag in de min te staan? Overweeg dan om een zakelijk krediet af te sluiten bij je bank. Bij een zakelijk krediet leen je een bepaald bedrag van de bank met betaaltermijnen en rentetarieven die vooraf afgesproken zijn. Doordat er duidelijke afspraken gemaakt en ondertekend zijn betaal je bij zakelijk krediet doorgaans een lagere rente.

Let op dat de meeste banken een limiet hanteren voor rood staan. Bij de meeste banken is het mogelijk om slechts tot € 1.000 of € 2.000 in de min te staan. Daarnaast is de maximale krediettermijn gemiddeld 30 dagen tot 3 maanden.

Rente percentages rood staan zakelijke rekening

Knab geoorloofd: 5%
Knab ongeoorloofd: 14%
SNS Zakenrekening: 10%
Rabobank: 14%
ING Bank: 14%
Van Lanschot: 16%

ASN: rood staan niet mogelijk
Triodos: rood staan niet mogelijk
ABN AMRO: rood staan niet mogelijk
Bunq: rood staan niet mogelijk
N26: rood staan niet mogelijk

Bovenstaande debetrentes zijn samengesteld op 21 november 2018. De huidige debetrente kan mogelijk afwijken van bovenstaande percentages. Controleer daarom altijd het rentepercentage op de website van de bank, voordat je de zakelijke rekening afsluit.

Nooit meer rood staan?

Knab heeft een handige oplossing, waardoor je nooit meer rood staat op je zakelijke rekening, als je nog wel voldoende geld op je privérekening of spaarrekening hebt staan. Je kunt Knab automatisch geld laten overboeken vanuit je privérekening naar de zakelijke rekening (of andersom) als je rood dreigt te komen staan. Wordt er een bedrag afgeschreven waardoor je € 500 in de min komt? Dan boekt Knab automatisch € 500 over van je privé- naar zakelijke rekening zodat je nooit rood komt te staan en dus nooit rente hoeft te betalen.

Naast rood staan op je zakelijke rekening, kun je ook een negatief saldo hebben op je zakelijke creditcard. Benieuwd welke zakelijke bankrekeningen ook zakelijke creditcards aanbieden? Vergelijk hier alle rekeningen.