Ondernemers hebben het waarschijnlijk liever over de baten, maar zakelijke kosten zijn een niet te versmaden onderdeel van de dagelijkse bedrijfsvoering. We gaan hieronder in op verschillende facetten van onze zakelijke lasten: wat ze zijn, hoe de Belastingdienst ermee omgaat en welke kostenposten reden zijn tot twijfel en waarom. Lees snel verder!
Wat zijn zakelijke kosten precies?
Het woord zegt het eigenlijk al: kosten voor je bedrijf. Alle kosten. De koffie die je ’s ochtends noodgedwongen drinkt omdat je je lichaam anders niet aan de praat krijgt, maar ook de materialen die je inkoopt om jouw eindproduct mee te kunnen vervaardigen. Facturen voor het werk van een grafisch vormgever of een SEO-specialist, maar ook het bedrag dat je maandelijks aan je telefoonprovider bent verschuldigd. De kosten voor je bank én de kosten voor je inschrijving bij de Kamer van Koophandel. Da’s voor de meeste ondernemers het eerste voorbeeld van kosten. Welkom in de ondernemerswereld.
Wat zijn aftrekbare, zakelijke kosten?
De kosten die je in het kader van je bedrijf maakt, zijn aftrekbaar bij de Belastingdienst. Dat houdt in dat je ze van je omzet mag aftrekken. Dit zorgt er automatisch voor dat je winst lager wordt, maar daardoor betaal je ook over een lager bedrag belasting – en dat lijkt ons nooit verkeerd.
De Belastingdienst stelt daarom wel zekere eisen aan de bedrijfskosten, anders kan iedereen natuurlijk van alles en nog wat opgeven en zo minder belasting betalen. Ze spreken daarom pas van bedrijfskosten als deze ‘binnen de redelijke grenzen liggen van hetgeen dat nodig is om de onderneming uit te oefenen’.
Met andere woorden: je kunt alleen bedrijfskosten opgeven die rechtstreeks betrekking hebben op je bedrijf.
Hoe bewijs ik dat bedrijfskosten daadwerkelijk bedrijfskosten zijn?
Dat begint met aantonen dat je de zakelijke kosten daadwerkelijk hebt betaald. Bewaar daarom facturen en bonnetjes en bewaar deze zeven jaar.
De Belastingdienst controleert steekproefsgewijs of deze kosten ook echt nodig waren voor je bedrijfsvoering. Daarbij geldt opnieuw: het moet in het redelijke vallen. Een tijdschrift over een onderwerp dat binnen je vakgebied valt, valt zodoende prima te verantwoorden, mocht je Belastingdienst besluiten jou op een bezoek te trakteren. De nieuwste Donald Duck is dat niet.
Wat zijn afschrijvingen en wanneer moet ik dit toepassen?
Heb je een zakelijke uitgave gedaan die méér dan €450 kostte? Dan ziet de Belastingdienst dit weliswaar als een bedrijfslast, maar ook als een investering. En daar gelden weer andere regels voor.
Investeringen moeten namelijk worden afgeschreven. Dat betekent dat je ze niet in één keer kunt aftrekken. Je moet ze, in plaats daarvan, afschrijven – over een periode van een aantal jaar.
Dus stel – je koopt een nieuwe laptop van €1.500. Dan moet je deze over een aantal jaren afschrijven – laten we zeggen over vijf jaar. Je geeft dan jaarlijks een kostenpost van €300 op.
Welke zakelijke kosten zijn er?
Zakelijke kosten bestaan in vele soorten en maten. We noemden hierboven al een aantal voorbeelden, maar andere, veelvoorkomende kostenposten zijn:
- Auto’s en andere vervoersmiddelen;
- Cursussen, bijscholingen en opleidingen;
- Desktops, laptops en tablets;
- Gereedschappen en machines;
- Kosten voor de marketing
- Kosten voor een boekhouder of accountant;
- Kosten voor een website;
- Reiskosten;
- Vakliteratuur;
- Zakelijke lunches.
Welke zakelijke lasten worden doorgaans gezien als twijfelachtig?
Sommige kosten zijn weliswaar zakelijk, maar komen toch in een soort grijs gebied terecht. Het gaat dan veelal om uitgaves die je zakelijk, maar ook privé gebruikt.
Een goed voorbeeld hiervan is je mobiele telefoon en het bijbehorende abonnement. Veel ondernemers gebruiken deze voor zowel privé- als zakelijke doeleinden. Je moet dan inschatten hoeveel procent van het gebruik onder zakelijk valt. Dit percentage is het deel dat aftrekbaar is. Ook hierbij geldt: het moet binnen het redelijke liggen en je moet het kunnen verantwoorden, mocht de Belastingdienst er naar vragen.
Andere voorbeelden van dit soort twijfelgevallen zijn de kosten voor een werkruimte in huis, zakelijke reiskosten in een auto die ook voor privé-doeleinden wordt gebruikt en specifieke verzekeringen.
