De letters SEPA komen je ongetwijfeld bekend voor. Ze verwijzen naar de Single Euro Payment Area: een verbond van verschillende, vooral Europese landen die met elkaar de SEPA-zone in het leven hebben geroepen. Dit heeft betalingen tussen binnen- en buitenlandse transacties aanzienlijk versneld en dus verbeterd. Het is voor bedrijven zélfs eenvoudiger geworden om betalingen te incasseren van buitenlandse klanten. Organisaties hebben daar echter wel een SEPA-machtigingsformulier voor nodig. We vertellen je er in dit artikel meer over.
Het was, in een inmiddels ver verleden, best een klus om geld van – laten we zeggen – een Duitse naar een Oostenrijkse rekening te krijgen. De komst van de SEPA-zone heeft hier echter op effectieve wijze een einde aan gemaakt. Banken maken hierdoor niet langer onderscheid tussen binnen- en buitenlandse transacties. Niet als de twee bewuste landen zich beiden in de SEPA-zone bevinden, althans. Dat maakt het bijvoorbeeld makkelijker voor werkgevers in Frankrijk om werknemers in België te betalen.
Hoe werkt een SEPA-betaling?
Een SEPA-betaling verschilt niet echt met een normale IBAN-betaling. Het enige verschil is dat er tijdens de transactie wordt gevraagd om een extra code: de BIC-code.
Deze BIC-code verwijst naar de bank die je betaalpartner gebruikt. RABONL2U is bijvoorbeeld de BIC-code van de Rabobank, waar ASNBNL21 de BIC-code van de ASN-bank is.
Wil je weten welke BIC-code de bank van jouw zakelijk partner heeft? Check dan de website van SWIFT om de bewuste code terug te vinden.
Wat is een SEPA-machtiging?
Een SEPA-machtiging zorgt er, net als bij een reguliere machtiging, voor dat je toestemming krijgt om geld van iemands (zakelijke) rekening te halen. Dat kan handig zijn bij telkens terugkerende klanten.
Verschillen tussen een SEPA-machtiging en een reguliere machtiging zijn er echter ook. Het is bijvoorbeeld niet eenvoudig om zomaar een SEPA-machtiging te verstrekken. Dit gaat gepaard met de nodige regels op het gebied van autorisatie. We vertellen je er hieronder meer over.
Wat is een SEPA-formulier?
Wil je, als organisatie zijnde, gemachtigd zijn om bedragen van de rekening van een klant te halen? Zorg er dan allereerst voor dat je beschikt over een door de klant ingevuld SEPA-machtigingsformulier. We onderscheiden daarin drie mogelijke varianten: een papieren SEPA-machtigingsformulier, een papierloos SEPA-formulier en een e-mandate.
Papieren SEPA-machtigingsformulieren
Een papieren SEPA-formulier is exact wat je denkt dat het is: een fysieke machtiging. De klant vult deze in en stuurt hem vervolgens, ondertekend en wel, naar jouw bedrijf op. Het is vervolgens aan jou om deze om te zetten in een elektronische machtiging. Dat is verplicht, want je moet deze bij wet aan de bank kunnen overleggen.
Het is overigens niet zo dat het papieren SEPA-formulier in de versnipperaar kan. Het is namelijk óók wettelijk verplicht om deze te bewaren – als bewijs voor de autorisatie van de incasso.
Papierloze SEPA-machtigingsformulieren
Papierloze SEPA-formulieren zijn, enigszins vanzelfsprekend, digitale varianten. De klant moet deze ook invullen en opsturen, maar doet dat allemaal digitaal. Inclusief digitale handtekening.
Ondanks het gegeven dat er in wezen géén fysieke variant van een papierloos SEPA-formulier bestaat, moet deze wél in die vorm worden opgeslagen. Het is dus min of meer verplicht om het digitale formulier uit te draaien en op te slaan.
E-mandates
Een e-mandate is een relatief nieuwe service. Het is eigenlijk óók een papierloos SEPA-machtigingsformulier, daar waar alles ook in dit geval online gebeurt. Het grote verschil is echter dat de klant een e-mandate gewóón kan invullen via de betaalomgeving van zijn of haar eigen bank. De klant wordt na het invullen doorgestuurd naar jouw website.
Het probleem met de e-mandates is simpelweg dat er nog niet zoveel e-mandates zijn. Banken moeten hier tenslotte voor samenwerken – en het duurt altijd even voor dat op gang komt.
Gelukkig hebben de Nederlandse banken inmiddels de krachten gebundeld voor één e-mandate. De toekomst ziet er dus een stuk eenvoudiger uit.
Hoe dien ik een SEPA-machtigingsformulier in bij de bank?
We lieten het hierboven al een beetje doorschemeren, maar een door de klant ingevuld SEPA-machtigingsformulier moet, bij terugkomst, worden ingediend bij de bank. Dat zorgt er namelijk voor dat banken weten van de verstandhouding tussen jou en je klant, waarna je daadwerkelijk betalingen kunt incasseren.
Het indienen van zo’n formulier bij de bank gaat altijd digitaal: of je nu beschikt over een papieren formulier, een papierloze variant of een e-mandate. Dat houdt dus in dat je een papieren SEPA-machtigingsformulier digitaal moet maken eer je deze bij de bank kunt inleveren.