Bekend met internationale bankoverschrijvingen? Dan weet je ook wat SEPA is. Misschien niet dat het staat voor Single Euro Payment Area. Maar wel dat de term verwijst naar het gebied waarbinnen we Europese betalingen verrichten. We gaan in dit artikel verder in op het doel van SEPA, de werking van een SEPA-betaling en, belangrijk, hoe een zogenoemde SEPA-machtiging werkt.
Wat is een SEPA-machtiging?
Maar eerst – SEPA. Single Euro Payment Area, dus. Een verwijzing naar een semi-Europese zone (onder andere landen die bij het Verenigd Koninkrijk horen, zijn namelijk ook SEPA) waardoor het betalingsverkeer tussen de SEPA-landen stukken eenvoudiger is geworden.
SEPA zorgt er namelijk voor dat banken geen onderscheid meer maken tussen binnen- en buitenlandse transacties. Ter illustratie: werkgevers uit België kunnen hierdoor makkelijker werknemers uit Frankrijk betalen. Erg handig, dus.
Hoe verschilt een SEPA-betaling van een IBAN-betaling?
SEPA-betalingen verschillen in wezen niet zoveel van reguliere IBAN-betalingen. Vrijwel het enige verschil is dat je tijdens de overschrijving gebruikmaakt van een aanvullende code.
Die code is de BIC-code – soms ook wel SWIFT-code genoemd. Deze verwijst naar je bank. RABONL2U is bijvoorbeeld de BIC-code van de Rabobank. ASNBNL21 is de BIC-code van de ASN Bank. En KNABNL2H is de code van Knab.
Checken welke BIC-code bij jouw bank hoort, doe je overigens via de website van SWIFT.
We kennen in beginsel schijnbaar weinig verschil tussen een SEPA-machtiging en een reguliere machtiging. Beiden zorgen er tenslotte voor dat iemand anders je toestemming geeft om (periodiek) geld van zijn of haar rekening te halen. Een klant, bijvoorbeeld.
Verschillen zijn er echter wél. Het verstrekken van een SEPA-machtiging gaat namelijk gepaard met de nodige, strenge regels op het terrein van autorisatie. We nemen het complete traject hieronder met je door.
Hoe maak ik een SEPA-machtiging aan voor klanten?
Wil je, als bedrijf zijnde, gemachtigd zijn om geld van de zakelijke rekening van een klant te halen? Hou er dan rekening mee dat deze klant een formulier voor de machtiging van een SEPA-incasso moet invullen. Dat kan op drie manieren: via een papieren SEPA-machtiging, via een papierloze SEPA-machtiging of via een zogenoemd e-mandate.
Papieren machtigingen
Papieren SEPA-machtigingen moeten door een klant worden ingevuld en naar jou – als bedrijf zijnde – worden opgestuurd. Deze machtigingen bevatten daartoe een aantal verplicht in te vullen velden.
Een eenmaal ingevulde machtiging moet door jou worden omgezet in een elektronische machtiging. Deze digitale versie moet vervolgens worden ingediend bij de bank.
Bewaar de papieren machtiging desondanks ook goed: dit is namelijk het bewijs van de autorisatie voor de SEPA-incasso.
Papierloze machtigingen
Een papieren SEPA-machtiging vindt, zoals de naam al doet vermoeden, compleet digitaal plaats. Hij bevat, net als de papieren SEPA-incasso, verplichte velden die de klant moet invullen. Deze moet de machtiging bovendien voorzien van een digitale handtekening.
Ondanks het feit dat er eigenlijk geen fysieke versie van de SEPA-incasso bestaat, is het toch een wettelijk vereiste om de machtiging ergens op te slaan. Sla de gegevens op de machtiging dus apart en op fysieke wijze op.
E-mandates
Het zogenoemde e-mandate is een service van het SEPA-systeem zelf. Deze mandaten gebruiken de online bankgegevens van de klant en verschillen op die manier van papierloze machtigingen. Ze worden ook wel SEPA-incasso’s genoemd.
Het nadeel is dat er momenteel nog niet zoveel e-mandates op de markt zijn. Dit gaat echter binnenkort veranderen. Verschillende Nederlandse banken hebben namelijk al de krachten gebundeld voor één Nederlands SEPA-incasso. Dat moet er, eenmaal af, voor zorgen dat gebruikers worden doorgestuurd naar de interne bankiersomgeving van hun eigen bank. Ze kunnen de machtiging dan daar goedkeuren, alvorens ze naar de website van de klant terugkeren – jouw website, dus.