We vallen maar direct met de deur in huis: het is niet toegestaan om een factuur zonder KvK-nummer (Kamer van Koophandel) te versturen. Het KvK-nummer is namelijk een essentieel onderdeel van de factuur. Het bewijst dat je een bedrijf bent – en geen particulier. En haal het ook maar niet in je hoofd om tóch het een en ander de deur uit doen. Facturen zonder KvK-nummer worden namelijk als ongeldig gezien.
Maar goed. Omdat we de beroerdste ook niet zijn en graag in oplossingen denken, geven je graag mee hoe je zo’n situatie wél moet afhandelen. Want laten we eerlijk zijn: je kunt altijd in een situatie terechtkomen dat je zomaar wat werk voor iemand of een organisatie moet verrichten. Als een factuur zonder KvK-nummer versturen dan niet is toegestaan, hoe kom je dan aan geld op je rekening?
Wat is een kwitantie?
Het antwoord is simpel: kwitanties. Of, zoals wij hem graag noemen: de plaatsvervangende factuur. Het is een document waarop wordt verklaard dat een particulier diensten of goederen aan een bedrijf heeft geleverd. De kwitantie stelt ook dat het bedrijf in kwestie deze goederen of diensten heeft vervangen. Een krabbel erop en voilà: je kwitantie is geldig voor de Belastingdienst. Een rechtsgeldig alternatief voor een factuur zonder KvK-nummer.
Waar moet ik op letten tijdens het opstellen van een kwitantie?
Goed – zoals we de situatie hierboven schetsen, is het ook weer een béétje kort door de bocht. Een kwitantie moet namelijk, net als een factuur, aan een aantal eisen voldoen. We nemen ze hieronder met je door.
Vermelding van de goederen en diensten
Het eerste, meest voor de hand liggende onderdeel van een kwitantie, is de vermelding van de goederen en diensten. De inhoud daarvan is simpel: hiermee stel je wat je precies voor de klant hebt betekend. Dit vul je aan met exacte hoeveelheden én het bedrag waarvoor je de werkzaamheden hebt verricht. Sluit dit vervolgens af met de datum, je naam en een handtekening.
Btw
Een tweede, minstens zo belangrijk onderdeel van de kwitantie is de vermelding van de btw. Of beter gezegd – het gebrek aan een vermelding van de btw.
Dat heeft te maken met het feit dat je geen bedrijf, maar een particulier bent. Je hebt zodoende geen btw-nummer en je hoeft dan ook geen btw af te dragen. Met andere woorden: laat alles wat met btw heeft te maken maar gewoon weg van de kwitantie.
Het gebrek aan een btw-vermelding is ook noodzakelijk voor het bedrijf waaraan je jouw kwitantie richt. Dat betekent namelijk dat het bedrijf btw aftrekt en dus geld terugkrijgt van de Belastingdienst, terwijl jij geen btw afdraagt. De Belastingdienst maakt dan verlies – en daar zijn ze nooit blij mee.
Hoe zit het met de inkomstenbelasting bij een factuur zonder KvK-nummer?
Alle facturen en kwitanties daargelaten: als niet-ondernemer kun je dus geld verdienen door werkzaamheden te verrichten voor een persoon of bedrijf. Dat zijn inkomsten – en dat betekent ook dat je in aanmerking komt voor de inkomstenbelasting. Hoera!
Bedrijven moeten hun inkomsten zelf opgeven bij de Belastingdienst, zodat deze daar rekening mee kan houden tijdens het bepalen van de inkomstenbelasting. In het geval van werknemers in loondienst wordt dit voor ze gedaan. Particulieren die een dienst verrichten voor een andere particulier of bedrijf vallen, wat dat betreft, een beetje tussen het wal en het schip.
Toch ben je het, in dat geval, verplicht om je inkomsten op te geven bij de Belastingdienst. Je maakt je anders schuldig aan belastingontduiking. Dat valt onder fraude en is strafbaar.
Geef daarom bij je aangifte voor de inkomstenbelasting altijd het verdiende bedrag op als inkomsten. Dat kan door dit te vermelden onder de noemer Overige Werkzaamheden.
‘Maar eh – de Belastingdienst kan toch niet iedere particulier hierop controleren? Is de kans dan niet héél klein dat ze mijn inkomsten als particulier ontdekken? En kan ik niet gewoon alsnog een factuur sturen zonder KvK-nummer?’
Fout. Ze kunnen jou misschien niet controleren, maar wel het bedrijf waaraan je je kwitantie hebt gericht. Als de Belastingdienst daar een uitgavenpost ontdekt, moet daar elders in het land een inkomstenpost tegenover staan. En zo komen ze alsnog bij jou uit. Gewoon opgeven, dus.
Wanneer moet ik me alsnog inschrijven bij de Kamer van Koophandel?
Verricht je eenmalig als particulier diensten voor een andere particulier of een bedrijf? Dan hoef je je geen zorgen te maken. Verstuur gewoon een geldige kwitantie en het zit wel snor.
Dat verandert wanneer je meer inkomsten uit je overige werkzaamheden derft. De kans bestaat dan dat de Belastingdienst je als ondernemer gaat zien. Je moet dan verplicht btw betalen en je eigen administratie bijhouden. Ook niet belangrijker: je moet je bij de Kamer van Koophandel aanmelden – waarschijnlijk als zzp’er.
Dat hoeft overigens niet alleen maar slecht nieuws te zijn. Een eigen zaak met bijbehorend KvK-nummer heeft namelijk ook voordelen. Je krijgt bijvoorbeeld te maken met een belastingvrijstelling van veertien procent: de zogenoemde mkb-winstvrijstelling.
Voldoe je daarnaast ook nog eens aan het urencriterium – en dat is het geval wanneer je meer dan 1.225 uur per jaar aan je onderneming besteedt? Dan geniet je ook ondernemers- én startersaftrek.
Is het helemaal je bedoeling niet om een ondernemer te worden? Dan volstaat het versturen van een kwitantie – in plaats van een factuur zonder KvK-nummer.
Samengevat – ik kan dus géén factuur sturen zonder KvK-nummer?
Nee: een factuur sturen zonder KvK-nummer is onmogelijk. Althans. Het kán wel. Maar je factuur is dan niet geldig. Een kwitantie is een rechtsgeldig alternatief voor een factuur sturen zonder KvK-nummer. Maak er dus gebruik van!
