Het is niet wettelijk verplicht om als ondernemer een zakelijke rekening te hebben, maar het valt zeker aan te raden om een aparte zakelijke rekening te openen. De juiste bankrekening geeft je een goed financieel overzicht, maakt de boekhouding een stuk makkelijker en heeft een professionele uitstraling.
Volgens de Belastingdienst zijn ondernemers niet verplicht om een zakelijke rekening te openen. Krijg je echter een controle? Dan moet de Belastingdienst wel binnen een redelijke termijn een goed overzicht krijgen van jouw financiën.
Dit is een stuk makkelijker te regelen wanneer je al jouw zakelijke kosten betaalt vanaf de zakelijke rekening. Gebruik je een privérekening voor zakelijk betalingsverkeer? Dan is een eventueel snelle controle vaak minder gemakkelijk uit te voeren. In dit geval moet je namelijk zowel je zakelijke als je privé-administratie laten zien.
Bij het mengen van zakelijk en privé moet je ook letten op de bewaarplicht van de Belastingdienst. Voor ondernemers geldt een termijn van zeven jaar. Het is makkelijker om te weten wat je wel en niet moet bewaren als je zakelijk en privé gescheiden houdt.
Boekhouding gemakkelijker
Een aparte zakelijke rekening maakt het daarnaast een stuk gemakkelijker om je boekhouding te voeren. Doordat je meer overzicht hebt, zie je direct welke facturen al zijn betaald, welke kosten zakelijk zijn gemaakt en wat je hiervan kunt aftrekken. Een private lease auto is bijvoorbeeld niet aftrekbaar, maar als jij zakelijk leaset, mag je deze kosten aftrekken van de omzet en hoef je hier geen belasting over te betalen. Welke optie het meest interessant is, hangt af van verschillende factoren. Een financieel adviseur of accountant kan je verder helpen bij dit soort kwesties.
Een zakelijke rekening is ook eenvoudig te koppelen aan een online boekhoudprogramma, zodat bij- en afschrijvingen automatisch in je administratie worden verwerkt. Als je ervoor kiest om je administratie uit te besteden, verlangt de boekhouder of accountant vrijwel altijd dat je een zakelijke rekening opent. Dit scheelt je ook geld, want hoe overzichtelijker je administratie, hoe minder werk de boekhouder hier aan heeft. Het kost je slechts enkele minuten om een zakelijke rekening te openen en de kosten die je hiervoor maakt zijn aftrekbaar.
Professionele uitstraling
Een zakelijke rekening staat op je bedrijfsnaam. Dit geeft je bedrijf een professionele uitstraling en draagt bij aan de betrouwbaarheid van je onderneming. De klant ziet namelijk jouw bedrijfsnaam op het afschrift staan en bij het online overboeken via de IBAN-check.
Sommige banken bieden de mogelijkheid om zakelijk een betaalverzoek te versturen aan klanten. Op die manier worden jouw facturen snel voldaan. Het is een handige optie als je een openstaand bedrag wilt innen – of als je een herinnering wilt sturen met daarbij direct een betaallink.